Zoek eerst uit waar je e-mail echt staat en noteer alle DNS-instellingen. Vraag dan een verhuiscode aan bij je huidige partij, verhuis het domein en zet bij de nieuwe partij direct dezelfde e-mailinstellingen (MX, SPF en eventueel autodiscover en DKIM) terug. Test daarna of mail in- en uitgaand werkt.
Waarom e-mail bij een verhuizing mis kan gaan
Je e-mail hangt aan je domeinnaam. In het adresboek van je domein (de DNS) staat waar mail naartoe moet. Verhuis je je domein, dan neemt de nieuwe partij dat adresboek over. Staan daar niet dezelfde verwijzingen in, dan weet de rest van de wereld niet meer waar je mail heen moet. Je mailbox bestaat dan nog wel, maar er komt niets meer in.
Stap 1: zoek uit waar je e-mail staat
Vaak staat je e-mail bij dezelfde partij als je website, maar niet altijd. Veel bedrijven gebruiken Microsoft 365 (Outlook) of Google Workspace (Gmail). Staat je mail daar, dan blijven je mailbox en al je oude mails daar gewoon staan. Je hoeft dan alleen het adresboek goed in te stellen.
Staat je e-mail bij je huidige hostingpartij, dan verdwijnt die mailbox als je daar opzegt. Zet je mail dan eerst over naar de nieuwe partij, of maak een back-up.
Stap 2: noteer alle DNS-instellingen
Maak een lijstje of screenshot van alle DNS-records van je domein voordat je iets verandert. De belangrijkste voor e-mail:
- MX-records: waar je mail naartoe moet.
- SPF (een TXT-record): welke servers namens jou mogen mailen.
- DKIM (vaak CNAME- of TXT-records): een digitale handtekening voor je mail.
- Autodiscover (CNAME): zorgt dat Outlook zichzelf goed instelt.
Stap 3: vraag een verhuiscode aan
Om een .nl-domein te verhuizen heb je een verhuiscode (ook wel token) nodig. Die vraag je aan bij je huidige partij. De code is maar een beperkte tijd geldig, dus vraag hem aan als je klaar bent om te verhuizen.
Wil je huidige beheerder niet meewerken? Als het domein op jouw naam staat, heb jij als houder het recht om te verhuizen. Kom je er samen niet uit, dan kun je contact opnemen met SIDN, de organisatie achter alle .nl-domeinen.
Stap 4: verhuis en zet de e-mailinstellingen meteen terug
- Start de verhuizing bij de nieuwe partij met de verhuiscode.
- Zet zodra het domein is overgekomen alle e-mailrecords uit je lijstje terug in de DNS bij de nieuwe partij.
- Zet de standaard e-mail van de nieuwe partij uit als je die niet gebruikt, zodat die niet in de weg zit.
- Controleer bij Microsoft 365 of Google Workspace of het domein nog als ‘in orde’ wordt gezien.
Stap 5: test of alles werkt
- Stuur een mail vanaf een ander adres, bijvoorbeeld Gmail, naar je zakelijke adres.
- Stuur een mail terug en kijk of die niet in de spam belandt.
- Controleer of je mail op je telefoon en in Outlook nog werkt.
DNS-wijzigingen zijn niet altijd meteen overal zichtbaar. Het kan een paar uur duren voordat alle mailservers de nieuwe instellingen gebruiken. Kies daarom een rustig moment, bijvoorbeeld in het weekend of aan het eind van de dag.
Liever niet zelf doen?
Als je je website door mij laat maken, regel ik de verhuizing van je domein voor je. Ik neem de e-mailinstellingen over, zodat je mail blijft werken, en ik test alles voordat ik het afrond.
Waarom je de overstap aan Media & Design by Brandon overlaat
- Ik regel de verhuizing van je domein, inclusief alle e-mailinstellingen.
- Ervaring met e-mail bij Microsoft 365 en bij gewone hostingpartijen.
- Ik kies een rustig moment en test alles, zodat je bereikbaar blijft.
- Daarna heb je één aanspreekpunt voor je website, hosting, domein en e-mail.
- Je krijgt eerst een gratis ontwerp van je nieuwe website.
Wil je eerst snappen hoe domein, hosting en e-mail samenhangen? Lees domein, hosting en e-mail uitgelegd.